Inspección, inventario y trazabilidad: cómo conectar por fin sus operaciones de campo con su ERP o WMS

La inspección, el inventario y la trazabilidad son procesos diseñados para capturar, verificar y realizar el seguimiento del estado real de los activos sobre el terreno. Sin embargo, en la práctica, la realidad suele ser más compleja. Un auditor que transcribe apresuradamente un formulario en papel al final de la jornada. Un gestor de flota que concilia una hoja de cálculo con un recuento físico una vez al año, esperando que las discrepancias sean manejables. Un supervisor de muelle de carga no puede demostrar que un palé se cargó realmente en el camión correcto. Tres roles distintos, tres herramientas diferentes y un problema común: los datos que realmente importan —el estado de un activo, su ubicación, la prueba visual de una inspección— no figuran en ningún sistema de información.

Las plataformas ERP y WMS gestionan bien los datos teóricos: un nivel de existencias declarado, una referencia, una cantidad. Lo que rara vez logran es capturar datos reales tal como existen sobre el terreno, en el momento en que se producen. Sus aplicaciones móviles nativas —cuando existen— suelen permitir poco más que introducir una cifra asociada a una referencia. Rara vez permiten fotografiar el estado de un artículo, registrar su ubicación exacta en un almacén con múltiples zonas o adjuntar pruebas que eviten futuras disputas. El resultado es que los equipos buscan alternativas a la herramienta: papel, una hoja de cálculo compartida o un grupo de WhatsApp no autorizado por el departamento de TI. Los datos existen, pero no hay forma de aprovecharlos.

Inspección, inventario y trazabilidad: estos tres casos de uso se reducen, en realidad, a una sola pregunta:

No se trata de casos de uso teóricos: WizyVision ya los implementa en más de 40 aplicaciones activas dentro de tres sectores especializados, con una prueba de concepto funcional entregada en diez días y equipos presentes en 20 países.

Inspección: el proceso de auditoría en su bolsillo, con pruebas adjuntas

Una auditoría QHSE, una verificación de cumplimiento de la norma ISO, una visita a una tienda: tres casos de uso, un mismo patrón. Un operario detecta un problema o una situación anómala en el lugar de trabajo, debe documentarlo y luego comunicarlo a un equipo que no se encuentra allí físicamente.

¿Cómo? Por lo general, anotando la anomalía en papel o en un formulario móvil rígido. La cadena se rompe en cada etapa: notas ilegibles, fotos tomadas con un teléfono personal sin vinculación con el expediente y la necesidad de volver a introducir los datos manualmente al final de la jornada por parte de un responsable de calidad ya sobrecargado de trabajo. En resumen, se trata de un proceso mayoritariamente manual que aumenta el riesgo de errores, omisiones, pérdidas o malentendidos.

En Chronopost, el servicio de entrega a temperatura controlada —que abarca alimentos, medicamentos y vacunas a través de Chrono Fresh— es un negocio en rápido crecimiento, pero fuertemente regulado: sin la certificación ISO, es imposible operar en este mercado. Por ello, las auditorías de los centros logísticos (higiene, seguridad y cumplimiento de la norma ISO) son fundamentales para el negocio, y no un mero trámite burocrático.

Un primer intento de digitalizar el proceso había fracasado: los equipos de campo consideraban engorrosa la herramienta obligatoria y la rechazan mayoritariamente, además de resultar compleja de gestionar. Ante la falta de adopción, los auditores seguían realizando sus comprobaciones en Google Sheets, portátil en mano, sin disponer de una visión centralizada de los planes de acción correctiva.

Con WizyVision, la adopción siguió una lógica inversa: de abajo hacia arriba, en lugar de imponerse desde la dirección. Los centros ya utilizaban la aplicación a diario para las listas de verificación, por lo que pasar a las auditorías no requería aprender nuevos hábitos. Sobre el terreno, los auditores —y los propios centros para sus autoevaluaciones— trabajan ahora desde un teléfono inteligente, utilizando formularios codificados por colores, alertas de campos omitidos y funciones de captura de fotos y dictado por voz para documentar una no conformidad en cuestión de segundos. WizyVision genera y centraliza automáticamente las acciones correctivas y calcula las puntuaciones de las auditorías sin necesidad de trabajo manual.

Vea cómo Chronopost utiliza WizyVision para verificar sus cajas refrigeradas.

El resultado: 25 listas de verificación para auditorías y autoevaluaciones (higiene, seguridad, ISO, entre otras) implementadas en 160 centros operativos, en funcionamiento desde julio de 2024 tras un despliegue inicial de cuatro meses. Se han obtenido las certificaciones ISO de las que depende la división de negocio de temperatura controlada.

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Inventario: dos problemas distintos para los activos de alto valor

No todas las empresas necesitan contar tornillos y pernos uno por uno. En WizyVision, el inventario en campo resulta especialmente lógico para activos de alto valor: vehículos, maquinaria y accesorios de construcción, equipos informáticos, maquinaria industrial, etcétera. En este contexto, surgen dos problemas recurrentes, año tras año, en prácticamente todas las cadenas de suministro y departamentos financieros.

El inventario periódico, bajo la supervisión del auditor

Al menos una vez al año, realizar una verificación física es inevitable; tanto los auditores legales como las aseguradoras lo exigen. Y cada año surge el mismo hallazgo: discrepancias recurrentes entre los registros del ERP y la realidad física de la flota. La razón suele ser siempre la misma: la aplicación móvil nativa del ERP permite asociar una cifra a una referencia, pero rara vez registra el estado del activo y nunca su ubicación exacta. Un elemento dañado, desplazado o extraviado permanece invisible hasta que alguien lo localiza físicamente.

Una fotografía cambia esta situación. El operario fotografía el activo; la IA extrae automáticamente el número de serie o la matrícula, registra la geolocalización y evalúa su estado visible (desgaste, oxidación, daños). Así, la discrepancia entre el inventario teórico y el real se convierte en un informe generado automáticamente, en lugar de una carrera manual y apresurada a última hora, justo la semana anterior a la auditoría.

Vea cómo funciona la gestión de inventario con la solución WizyVision.

Seguimiento de movimientos de entrada y salida y transferencias entre centros

El segundo problema es más insidioso: el seguimiento de las entradas, salidas y traslados internos diarios de los activos entre distintas ubicaciones. Las empresas que gestionan una flota distribuida en varios centros —ya sea de venta, alquiler o una combinación de ambas modalidades— suelen perder la pista de dónde se encuentran realmente sus equipos.

Esto es especialmente cierto para los activos móviles de alto valor:

• Maquinaria de construcción y accesorios (un cazo de excavadora cambia de emplazamiento con la misma frecuencia que la propia excavadora);
• Vehículos;
• Equipos de prueba

En este ámbito también, los sistemas ERP no ofrecen una aplicación móvil de campo que se adapte a las necesidades: gestionan los movimientos de inventario en teoría, pero rara vez reflejan la realidad de un traslado físico verificado por alguien in situ.

Bergerat Monnoyeur, distribuidor de Caterpillar, ilustra bien este problema: maquinaria y accesorios de gran valor dispersos en múltiples ubicaciones. En el sector de la automoción, Neubauer, un distribuidor líder, ha confiado a WizyVision la trazabilidad de sus equipos, desde la recepción de piezas hasta el seguimiento de los equipos de prueba y diagnóstico en el taller.

En ambos casos, el principio es el mismo: cada movimiento físico —salir del depósito, llegar al lugar de trabajo, trasladarse a otra ubicación— queda registrado mediante una fotografía geolocalizada y con marca de tiempo, vinculada directamente al registro del activo.

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Trazabilidad avanzada: la prueba visual que pone fin a las disputas

La trazabilidad no se limita al escaneo de un código de barras. Ya sea en un muelle de carga, en un almacén o en la planta de producción, surge siempre la misma pregunta: ¿puede demostrar lo que realmente sucedió?

Lo que esto cambia en la práctica:

1. Fotografiar un palé en la parte trasera del remolque, con la matrícula visible, pone fin a la clásica disputa con el transportista: «Usted nunca cargó mi palé».

2. Una fotografía sistemática del palé conforme, vinculada automáticamente al número de pedido, permite resolver en segundos una penalización logística de una cadena minorista, evitando tener que revisar manualmente una tarjeta SD que solo se vacía una vez a la semana.

3. Fotografiar los daños en el momento de la recepción, extrayendo automáticamente el número de envío, convierte una nota manuscrita ilegible en un expediente de incidencia útil en cuestión de segundos.

Geopost, a través de sus marcas DPD, Pickup y Chronopost en Francia, ha implementado una aplicación de desarrollo no-code capaz de identificar el contenido de un paquete no referenciado a partir de una sola fotografía. El resultado: un inventario visual que ahora se realiza el doble de rápido y una satisfacción del cliente que se ha triplicado en la gestión de reclamaciones, todo ello entre 3.000 usuarios repartidos en 20 países.

Findis, el principal distribuidor francés de equipamiento para el hogar en el segmento B2B, ha reducido las disputas por disconformidades en las entregas mediante la implementación de dos aplicaciones no-code —una para la recepción y otra para la expedición—, lo que permite al equipo de compras acceder en tiempo real a pruebas visuales para tramitar reclamaciones documentadas a los proveedores.

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WizyVision: la interfaz entre sus sistemas y el terreno

Inspección, inventario, trazabilidad: en los tres casos, WizyVision no sustituye ni al ERP ni al WMS. La plataforma interviene precisamente donde estos sistemas tienen limitaciones —capturando el evento sobre el terreno— y les suministra datos más fiables en tiempo real.

Dos aportaciones distintas y complementarias:

• Datos de mayor calidad, obtenidos con mayor rapidez e integrados en sus sistemas actuales. El operario toma una fotografía, la IA extrae y estructura la información (referencia, estado, ubicación) y los datos se transmiten directamente al ERP o al WMS, sin duplicidad de tareas ni retrasos administrativos.
• Una base de datos enriquecida que trasciende las capacidades de almacenamiento del ERP. Fotografías con marca de tiempo y geolocalización, un historial completo de los movimientos de un activo y su estado visual en cada etapa: esta capa de información cualitativa —accesible a través de una interfaz web y móvil específica— permite resolver cuestiones operativas cotidianas (como una reclamación, una auditoría o la localización de un activo) que un registro de ERP, por su propia naturaleza, no puede documentar.

Casos de uso por sector

Lo que estas empresas tienen en común no es el sector, sino la presencia de activos o procesos de gran valor dispersos sobre el terreno, cuyo estado, ubicación o cumplimiento normativo tiene un impacto financiero o regulatorio directo. En la práctica, las actividades de inspección, inventario y trazabilidad se desarrollan de manera distinta según la industria.

Transporte y logística

El sector donde el punto de transferencia es constante: el paquete o el palé cambia de manos en cada etapa.

Quiénes confían en nosotros:

• Chronopost ha digitalizado sus auditorías de calidad (véase más arriba);
• Geopost (DPD, Chronopost, SEUR, BRT) realiza el seguimiento de sus paquetes no identificados en 20 países;
• STEF (especialista en transporte a temperatura controlada);
• Mondial Relay

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Aquí, el núcleo de la actividad es el traspaso: el paquete o palé cambia de manos en cada etapa, desde la llegada del camión hasta la gestión de las devoluciones. En el muelle de carga, todo sucede en cuestión de segundos: una fotografía del precinto y de la matrícula del camión a su llegada garantiza la trazabilidad legal, sustituyendo a los intercambios verbales o a las fotos perdidas en grupos de WhatsApp que antes bastaban.

Cuando llega un palé aplastado, el «informe de daños en 3 segundos» reemplaza la ilegible nota manuscrita por un registro de incidencias indexado, que incluye automáticamente el número de envío correspondiente.

Durante la carga, una fotografía de la parte trasera del remolque, con la matrícula visible, confirma la entrega del palé; esto evita disputas que, a menudo, se resolvían a favor del transportista por falta de pruebas.

El mismo principio se aplica a la recepción administrativa (fotografiar el albarán en papel y cotejarlo automáticamente con la recepción prevista) y a las devoluciones: un paquete se identifica en segundos mediante una fotografía —en lugar de clasificarse manualmente en una «zona de devoluciones»— y se genera una alerta automática al servicio de atención al cliente tan pronto como se detecta una anomalía.

Industria, energía y servicios públicos

Aquí, el desafío radica en el cumplimiento normativo y la fiabilidad en entornos de acceso limitado: redes de gas, electricidad y agua, así como instalaciones industriales donde a veces no llega ninguna señal.

Quiénes confían en nosotros:

• Orano;
• Teréga;
• Veolia;
• KAEFER (servicios industriales)…

Todas estas organizaciones implementan aplicaciones de inspección de seguridad y documentación de campo en algunos de los entornos más exigentes, incluidas las instalaciones nucleares.

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Esta misma necesidad se manifiesta en la industria y la fabricación de alimentos, sectores donde la prioridad es garantizar una trazabilidad rigurosa de los lotes y las fechas de caducidad, así como evitar sanciones por parte de las cadenas de distribución. Al recibir las materias primas, basta con tomar una fotografía del lote y de la etiqueta del fabricante para que la IA extraiga el número de lote y la fecha de caducidad y genere el informe de calidad; esto sustituye el antiguo proceso en el que el operario rellenaba un formulario en papel que el responsable de calidad debía transcribir manualmente al final de la jornada. En caso de no conformidad por parte del proveedor, el envío de un enlace al incidente —con marca de tiempo y realizado con un solo clic— reemplaza a los extensos correos electrónicos cargados de fotos y permite suspender la facturación hasta que se resuelva la disputa.

Al final de la línea de producción, esta misma práctica de fotografiado permite validar la conformidad del embalaje con respecto a la orden de fabricación. Asimismo, para evitar sanciones de las cadenas de distribución, el Centro de Activos Digitales vincula la fotografía de cada palé con su número de pedido; esto permite anular una multa de cientos de libras mediante una búsqueda visual de apenas tres segundos, en lugar de tener que revisar minuciosamente una tarjeta SD que solo se vacía una vez a la semana.

Venta minorista y distribución

Aquí, el desafío consiste en ofrecer una experiencia coherente en toda la red, desde el punto de venta hasta la entrega.

Quiénes confían en nosotros:

• Schiever (Groupe U) y Moët Hennessy (LVMH) utilizan WizyVision a diario para sus visitas de campo y auditorías;
• Findis ha reducido las reclamaciones por disconformidad en las entregas mediante la digitalización de la recepción y la expedición (véase más arriba).

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En el sector minorista y el comercio electrónico, la velocidad de ejecución, la gestión de grandes volúmenes de devoluciones y la coordinación entre el almacén central, las tiendas y los clientes finales constituyen los principales desafíos, y las posibilidades de aplicación son numerosas.

Al recibir mercancía en la tienda, si un contenedor rodante o un paquete está dañado, se escanea y la información se envía directamente al sistema de gestión de almacenes (WMS) central; esto evita la práctica de firmar la recepción a ciegas, lo que a menudo hacía que las faltas de mercancía no se detectaran hasta tres días después, al intentar colocar el producto en la estantería.

En el caso de paquetes de alto valor (artículos de lujo, electrónica), tomar una fotografía del contenido antes de precintar la caja permite prevenir reclamaciones por «caja vacía» durante la entrega de última milla; se trata de un tipo de reclamación que, actualmente, obliga al servicio de atención al cliente a reembolsar el importe en el 90 % de los casos por falta de pruebas que presentar al transportista.

Cuando se trata de grandes volúmenes de devoluciones, esta misma práctica de fotografiar los artículos cambia la dimensión del problema:

• Un paquete identificado en segundos, en lugar de ser clasificado manualmente caja por caja;
• Un artículo clasificado (A, B o C) con evidencia visual, en lugar de una casilla marcada a ciegas;
• Y pruebas utilizables en casos de fraude en devoluciones (un artículo usado, una caja vacía) que sustituyen al reembolso automático concedido simplemente para evitar una mala reseña.

Construcción y automotriz

Dos sectores caracterizados por inventarios de activos de alto valor unitario, con un denominador común: flotas dispersas en múltiples ubicaciones o talleres, difíciles de valorar mediante una simple hoja de cálculo.

Quiénes confían en nosotros:

• Bergerat Monnoyeur, distribuidor de Caterpillar, ilustra bien el problema. La maquinaria y los implementos —un cazo de excavadora cambia de ubicación con la misma frecuencia que la propia máquina— se desplazan constantemente entre almacenes y obras, lo que conlleva un riesgo continuo de «activos fantasma»: equipos que figuran en los registros contables, asegurados y amortizados, pero que no se encuentran por ninguna parte en el terreno.
• En el sector de la automoción, Neubauer, un distribuidor líder, ha confiado a WizyVision la trazabilidad de sus equipos, desde la recepción de piezas hasta el seguimiento de los equipos de prueba y diagnóstico en el taller.

Qué sucede sin trazabilidad en tiempo real:

• El 25 % del presupuesto destinado a la compra de equipos nuevos se emplea en reemplazar aquellos que han sido robados o extraviados.
• En promedio, una empresa tarda 25 días en localizar un activo extraviado.
• Para el 98 % de las empresas, la búsqueda de activos es una tarea diaria o semanal que consume más de 10 horas a la semana, lo que equivale al trabajo de un empleado a tiempo completo durante tres meses.
• En el 77 % de los casos, la pérdida de un activo crítico provocó una interrupción o un retraso significativo en los últimos 12 meses. 1

En ambos sectores, el principio es el mismo: la IA extrae automáticamente la matrícula o el número de bastidor (VIN) de un vehículo —o el número de serie de una máquina—, registra la geolocalización y evalúa su estado visible (desgaste, óxido, daños).

Esto permite contrastar en cuestión de minutos las lecturas realizadas sobre el terreno con el registro contable, eliminar los «activos fantasma» que generan gastos innecesarios en impuestos y primas de seguros, y generar un panel de control que compare los datos teóricos con los reales, evitando así tener que emprender una «búsqueda del tesoro» anual.

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Resumen: el problema, la solución, el impacto en el ROI

En resumen, así es como WizyVision transforma cada paso crítico del flujo logístico:

El panorama de las soluciones existentes: ¿dónde encaja WizyVision?

Ante estos puntos críticos, hoy en día compiten por captar la atención cinco grandes categorías de herramientas. Ninguna de ellas cubre por sí sola todas las necesidades, razón por la cual muchas empresas siguen haciendo malabarismos con varias herramientas o recurriendo al papel.

Plataformas WMS, ERP y TMS

SAVOYE, Reflex WMS (Hardis), Manhattan Associates, Generix Group, SAP EWM, Infor, Oracle: estas plataformas gestionan el flujo teórico —inventario, pedidos, transporte—, pero no fueron diseñadas para capturar una fotografía, una no conformidad o una condición física sobre el terreno.

Formularios genéricos sin código

Kizeo Forms, SafetyCulture (iAuditor), Ermeo y Sweekli digitalizan los formularios en papel, pero siguen siendo herramientas de entrada de datos: carecen de IA integrada para extraer información automáticamente y no cuentan con conexión nativa con el ERP o el WMS.

Pórticos con cámaras y sistemas de visión fijos

Cognex, Keyence, Hikvision o soluciones como Scallog capturan una imagen en un punto de control fijo. Aunque son eficaces para flujos de gran volumen, implican una inversión de capital (CAPEX) considerable y no permiten realizar verificaciones móviles, como comprobar el estado de un paquete, un equipo o una carga.

WMS ligero / móvil

Stockagile, ZetesMedea, BizzON y Monstock cubren necesidades de gestión de inventario más ligeras pero, al igual que las plataformas WMS convencionales, siguen centrándose más en datos teóricos que en pruebas visuales.

Herramientas improvisadas

WhatsApp Business, Microsoft Teams, SharePoint o una hoja de cálculo compartida: con diferencia, la opción más común sobre el terreno, y la menos trazable, menos segura y menos aprovechable para el ERP.

WizyVision no sustituye a ninguna de estas categorías; cubre el punto ciego común a todas ellas: la captura fiable, estructurada y verificable de los eventos en terreno, con una integración nativa con sus sistemas actuales.

Comparación detallada paso a paso

A continuación, paso a paso a través del flujo logístico, se explica cómo estas soluciones abordan las necesidades actuales, por qué siguen representando una limitación en el sector y qué es lo que cambia WizyVision:

Conclusión

La inspección, el inventario y la trazabilidad no son tres proyectos distintos: son tres síntomas de la misma brecha entre sus sistemas de información y la realidad física de sus operaciones. En los tres casos, el método eficaz es el mismo: no comenzar con una especificación técnica, sino con un caso de uso concreto.

En WizyVision, este método se resume en tres pasos: una sesión de definición del alcance de media jornada para alinear expectativas sobre el valor operativo; una prueba de concepto funcional en diez días, probada directamente por sus equipos de campo (validación antes del compromiso); y, finalmente, un despliegue gradual, centro a centro, integrado con sus sistemas ERP, CRM o WMS existentes y sin interrupciones.

Este enfoque, aplicado a una aplicación cada vez y comenzando por el caso de uso más crítico, es lo que permitió a empresas como Geopost, Findis, Bergerat Monnoyeur y Neubauer medir el impacto antes de escalar: hoy cuentan con más de 40 aplicaciones activas en tres sectores especializados, desplegadas en 20 países. ¿Por qué no empezar con la suya?

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